+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Документооборот на предприятии как вести протокола

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии. Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Вести в субботу с Сергеем Брилевым от 16.11.2019

Документооборот на предприятии как вести протокола

Каждое предприятие сталкивается с проблемой обработки финансово-экономических документов. Решить ее можно с помощью эффективно организованного документооборота. Для оценки эффективности документооборота используют такую характеристику, как маршрут движения. Задача любого документооборота — сократить и оптимизировать маршрут движения, чтобы каждый поступающий документ как можно быстрее дошел до своего исполнителя, был исполнен и передан далее получателю, руководителю, в архив. Существуют следующие негласные правила эффективной организации движения документов :.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Такая длинная цепочка движения документа значительно увеличивает время его исполнения, поэтому руководство предприятий старается четко распределять обязанности и степень ответственности между отделами;.

Согласно ст. Унифицированной формы бухгалтерской справки для коммерческих предприятий нет, поэтому бланк документа они могут создать самостоятельно. Разработанную форму необходимо закрепить в учетной политике или ином локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Унифицированная форма предусмотрена законодательством только для органов государственной власти, местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственными муниципальными учреждениями Приказ Минфина России от Бухгалтерская справка коммерческого предприятия должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа согласно ст.

В день выявления ошибки в отчетности она подлежит обязательному исправлению путем оформления бухгалтерской справки. Насколько детально расшифровывать в справке суть ошибки, решает главный бухгалтер предприятия. Ошибка была обнаружена в феврале г. Работник согласился добровольно вернуть излишнюю сумму в кассу предприятия.

Для исправления ошибки составлена бухгалтерская справка с расчетом излишне начисленной суммы заработной платы:. Излишне начисленную сумму страховых взносов не сторнируем, так как ее можно вычесть при расчете взносов за февраль. Акт сверки взаимных расчетов — это документ, необходимый для двух предприятий, который отражает их расчеты за определенный период, что позволяет контролировать задолженности. Согласно действующему законодательству оформлять такой документ не обязательно, но его составляет большинство организаций.

Для акта сверки взаимных расчетов также не существует унифицированной формы. Каждое предприятие вправе разрабатывать свою форму и утверждать ее в локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет. Подписав акт сверки, предприятие соглашается с фактом задолженности и обязуется его погасить.

Часто в судах по вопросам неоплаты подписанные и правильно оформленные акты сверки становятся доказательством. Согласно письму ФНС России от Оформлением акта сверки занимается отдел бухгалтерии, а подписывает документ руководитель предприятия. Важная деталь: акт сверки оформляется в двух экземплярах по одному для каждого предприятия. На актах обязательно должны быть печати предприятий.

Данные по задолженностям должны совпадать у обоих предприятий, в случае несовпадения в конце документа фиксируется информация о расхождениях в цифрах. Наличие подписей директоров и печатей говорит о юридической силе акта, поэтому в крайнем случае с данным документом можно будет обратиться в суд для взыскания неуплаты. Составление протокола разногласий к акту сверки — собственное желание предприятия.

Далее в рабочем порядке можно разобраться со сложившейся ситуацией со своим контрагентом и после решения проблемы подписать новый исправленный акт, где итоговые суммы по каждому из контрагентов будут сходиться. Зачастую предприятия оформляют отдельный документ, так называемый протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов, в котором аналогично акту сверки указывается необходимая информация о предприятии, ставится подпись руководителя и печать предприятия. Важная деталь: унифицированной формы этого документа нет, поэтому составлять его можно в свободной форме.

Причин появления расхождений несчетное множество, начиная от простой опечатки в занесении данных. В протоколе разногласий к акту сверки указывают спорные пункты в данных контрагентов схоже с протоколом разногласий к договору. Акт выполненных работ — документ, подтверждающий факт выполнения работ оказания услуг , на основании которого может выставляться счет на оплату. Акт выполненных работ предусмотрен для договоров подряда согласно ст. Он может быть дополнительно прописан в любом договоре на выполнение работ оказание услуг в качестве приложения.

В обоих случаях оформление такого акта является обязательным к исполнению. Акт выполненных работ услуг. Важная деталь: следует указывать дополнительные данные о плановых и фактических сроках исполнения работ, качестве, недостатках и т. В конце документа могут стоять подписи представителей финансовых служб начальника бухгалтерии, финансового или планово-экономического отдела , ответственных за финансовое содержание акта выполненных работ.

Акт приема-передачи акт сдачи-приемки, приемосдаточный акт работ, услуг или товара оформляют, когда это прописано в договоре. Для факта сдачи и приемки товара чаще всего используют товарную накладную, однако в некоторых случаях по условиям договора требуется дополнительно оформить акт приема-передачи.

Факт сдачи и приемки работ и услуг обычно оформляют актом выполненных работ. В некоторых договорах он называется актом сдачи-приемки выполненных работ услуг или актом приема-передачи выполненных работ услуг. В акте приема-передачи может быть указана дополнительная информация относительно качества продукции, отсутствия претензий, недостатков и др.

Когда заказчику сдается не вся партия товаров, актам можно присуждать номера и вести их учет внутри своего предприятия. Товарная накладная предназначена для оформления продажи отпуска товарно-материальных ценностей сторонней организации. Форма товарной накладной ТОРГ присутствует в унифицированных формах первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от Так как товарная накладная относится к первичной учетной документации, она должна содержать следующие данные :.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах: один предназначен для поставщика, второй — для покупателя. На основании правильно оформленной товарной накладной предприятие-поставщик списывает стоимость проданных товаров в бухгалтерском учете, а предприятие-покупатель оприходует полученные товары по указанной в накладной стоимости.

Разрабатывать свою форму могут все организации, но есть предприятия, которые по-прежнему оформляют исключительно ТОРГ, поэтому возвращаться к унифицированной форме все же придется. Свою форму можно сделать не сильно отличной от унифицированной:.

Зачастую заказчики просят оформлять товарную накладную и на работы или услуги, что тоже допустимо. В таком случае в договоре и приложениях к нему указывают, какие именно документы оформляются по факту завершения работ оказания услуг. Важная деталь: изучая подписанный договор, обратите внимание, по какой форме требует составить документы заказчик. Это позволит избежать путаницы на этапе сдачи товара работ, услуг. Платежное поручение — это распоряжение плательщика, адресованное к банку, в котором у него открыт расчетный счет, на перевод определенной денежной суммы на расчетный счет получателю исполнителю договора, продавцу.

Согласно Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России от Платежное поручение составляется, принимается к исполнению и исполняется в электронном виде, на бумажном носителе.

Платежное поручение действительно для представления в банк в течение 10 календарных дней со дня, следующего за днем его составления. С перечнем и описанием реквизитов платежного поручения можно ознакомиться в следующих документах:.

Все банковские реквизиты, необходимые для заполнения платежного поручения, обязательно должны быть прописаны в договоре. Если с предприятием отношения не договорные, можно запросить карточку предприятия документ, в котором есть необходимая информация о контрагенте. Перед любым руководителем встает вопрос оптимизации документооборота, особенно когда его объем с каждым днем увеличивается.

Оптимизацию нужно начинать с распределения по ответственным лицам. Чем короче маршрут и меньше исполнителей, тем быстрее документ будет исполнен. Наверняка каждое предприятие сталкивалось с ситуацией, когда приходит письмо с просьбой исполнения не позднее какого-либо числа, а оно более раннее, чем дата регистрации этого исходящего документа в организации-отправителе. Такая ситуация возникает как раз по причине нерегламентной работы документооборота.

Кроме предложенных мер, стоит уделить внимание оформлению внутренних документов, называемых графиком документооборота и табелем унифицированных форм документов. График финансово-экономического документооборота включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета и др.

В графике указаны ответственные подразделения или конкретные должностные лица , их взаимосвязи и сроки выполнения работ.

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов. Это возможно за счет:. Табель унифицированных форм документов в организации — это справочник, в котором указаны документы и их формы. В качестве приложения к учетной политике также идут формы документов, необходимых для финансовой деятельности предприятия. В данном случае в табеле будут размещены все виды документов не только финансовые , оформление, учет или исполнение которых нужно проводить с определенной периодичностью.

Другими словами, разовые документы вносить в табель не имеет смысла. И, наконец, самый главный этап оптимизации документооборота — его автоматизация.

Электронный документооборот позволяет уменьшить издержки за счет экономии на картриджах и бумаге, сокращает время на исполнение документа и упрощает поиск в электронной базе данных. Сейчас на рынке электронных продуктов представлено большое количество программ, позволяющих облегчить систему документооборота на предприятии.

Однако не обязательно покупать готовый продукт сторонней организации, так как всегда можно разработать свою систему автоматизации, пригодную для конкретного предприятия. Как и везде, в автоматизации есть свои подводные камни. Прежде всего это технические сбои, из-за которых может пропасть база данных важных документов.

Значит, нужно помнить о необходимости резервного копирования информации следует копировать ее ежедневно или еженедельно. Дубоносова, заместитель управляющего директора по экономике и финансам. Предприниматели на УСН, использующие онлайн-кассы, уже в следующем году смогут избавиться от почти всей отчетности. Финансовый регулятор планирует обновить регламент осуществления наличных расчетов.

Издание Подписаться на журнал Форум для экономистов Авторам Рекламодателям. Существуют следующие негласные правила эффективной организации движения документов : сокращение этапов согласования количества исполнителей. Чем меньше у документа исполнителей, тем быстрее он будет исполнен.

На некоторых предприятиях все поступающие извне документы сначала попадают руководителю, который назначает исполнителя. Зачастую документ проходит через многие отделы с целью ознакомления, прежде чем дойдет до своего непосредственного исполнителя.

Такая длинная цепочка движения документа значительно увеличивает время его исполнения, поэтому руководство предприятий старается четко распределять обязанности и степень ответственности между отделами; ведение учета документооборота с указанием дат поступления и исполнения. В большинстве случаев эту функцию возлагают на секретариат, который ведет реестр входящих и исходящих документов; ведение графика документооборота разработка схем прохождения документов.

Часто такой график руководитель утверждает в локальном нормативном акте, чтобы исполнители знали сроки выполнения своих обязанностей. Каждый из этих документов обладает своими свойствами и выполняет определенную функцию.

Как вести документооборот в организации?

Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно:. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота.

Документооборот на предприятии как вести протокола. Содержание. Как организовать ведение делопроизводства с нуля; Организация.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Д анная статья — наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки. Протокол — документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом. Документооборот в организации: схемы, учет, анализ.

Организация документооборота является одним из наиболее важных участков документационного обеспечения управленческой деятельности. В то время как регистрация документов предназначена для их учета, поиска и контроля исполнения, документооборот представляет собой движение документов в организации. Для того чтобы документы проходили кратчайший путь и в минимально возможные сроки, нужно правильно организовать документооборот. Уровень рациональности в организации документооборота напрямую влияет на скорость получения документов исполнителями, руководителями, заинтересованными должностными лицами.

Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Форма журнала регистрации входящих документов.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно:. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота.

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется. Копии ксерокопии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности , правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее как и на сам протокол не ставится. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль — все или ограниченное число например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ.

Положен ли дополнительный отпуск разведенной матери > Предпринимательское право > Документооборот на предприятии как вести протокола.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Реестр может существовать как в электронном, так и в бумажном виде, в форме таблицы, содержащей определенные поля — от кого, кому, для каких целей и в какие сроки передан тот или иной документ. При необходимости можно включать в него и дополнительные поля, например фактический срок обработки документа. Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство. Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Каждое предприятие сталкивается с проблемой обработки финансово-экономических документов. Решить ее можно с помощью эффективно организованного документооборота.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Вести в субботу с Сергеем Брилевым от 26.10.2019
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. riacirosze75

    А если кто брал и не оплатил и щас проблемы

  2. Валерия

    Хитроумная система воровского-диктаторского кремлевского режима .Понятие того,КАК жить спокойно в нормальной стране вообще исключено. Не проще прогнать паразитов из власти,котрые создали эту систему подавления личности?

  3. Саломея

    Нормальное название. Как не платить штраф? Оформить работников.